档案整理服务及数字化软件

　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案类型丰富，包括文字、图表、照片、声音以及其他各种载体。为了更好地保管和利用档案，各个组织会对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和编研等档案管理工作，通过档案整理将档案有序地进行存放。其中，档案整理是档案管理这几个工作环节中较为重要的一步。

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

　　按照上述原则，档案整理服务的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件(卷)、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　1. 组件(卷)。档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案的构成要复杂一些，包括了收文、发文过程中的各种文件。收文一般包括文件处理单、文件正文，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，有些还包括正文中的附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。以科技档案为例，组卷时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、套等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间阶段或重要程度排列。

　　2. 分类排列。在组件完成后，档案整理人员需要对其进行分类排列。在这个过程中，应该保持档案之间原有的历史联系，揭示档案内在联系，使其形成一套有机体系。文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复试分类。照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但大多数时候按照问题进行分类。

　　3. 编号与编目。编号就是对分类排列后的档案按照一定的规律编制档号，编目就是为档案编制目录，包括归档文件目录、卷内文件目录等。

　　以上就是传统的档案整理服务的主要内容。随着社会信息技术的发展进步，档案机构积极探索创新，将档案整理与先进技术相结合，档案整理开始往档案数字化方向发展，档案整理服务及数字化软件逐渐流行。

　　档案数字化就是利用各种先进技术软件，将实体档案转换成数字档案的过程。其中会用到的数字化软件和设备包括：

　　1. 扫描仪。扫描仪包括平板扫描仪、高速扫描仪、大幅面扫描仪等各种形式

　　2. 图像处理软件。扫描后的图像并非全部符合要求，扫描后需要用到图像处理软件，如Photoshop，对部分图片进行裁剪、增强、校正等操作，以确保扫描图像的清晰度和质量。

　　3. 光学字符识别软件。为了方便档案的检索利用，档案数字化人员会利用光学字符识别软件和技术将经过扫描、处理后的图像中的文字转换成可编辑的文本形式，实现档案信息的关键词检索和快速定位，便于档案的查询。

　　4. 档案管理系统软件。数字化档案不再需要专门的实体场地空间进行存放，而是需要搭建专门的档案管理系统软件存储非实体的数字档案。包括硬盘、闪存驱动器、云存储等。

　　最后，在科技迅速发展、信息化水平不断提升的当下，各个组织对档案整理服务及数字化软件的需求越来越大。为了更好地管理档案，有需求的企事业单位等社会组织可以选择与专业、经验丰富的档案整理和数字化服务公司进行合作，以促进档案管理的信息化、现代化。