人事档案扫描电子化

　　所谓人事档案，指的是真实、客观地记述和反映个人政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养等情况的历史记录材料;是考察录用人员的重要基础;也是维护个人合法权益的重要依据。我国将人事档案分为十大类：①履历材料、②自传材料、③鉴定、考核材料、④学历学位、职称、学术、培训材料、⑤政审材料、⑥党团材料、⑦奖励材料、⑧处分材料、⑨工资、任免、出国、会议材料、⑩其他材料。在人事档案管理越来越受重视的今天，人事档案数字化扫描已成为不少国企事业单位组织人事部门的重点工作之一。

　　人事档案扫描电子化工作开展的注意事项：

　　首先，开展人事档案数字化扫描的前提是人事档案的收集和整理。不少国企由于人事档案管理基础薄弱，长期存在没有集中保管员工人事档案、领导不重视、没有配备专业人员等情况，在人事档案的收集和整理上存在阻力。所以在人事档案数字化扫描前，一定要做好各方面的前期准备工作，确保工作的顺利进行。

　　然后，就是人事档案数字化扫描的硬软件、人员配备。人事档案数字化的顺利开展，还离不开人员及各项硬软件配备。在工作正式开始前，要对整体工作进行时间和人员的规划，采购好符合工作要求的扫描仪、计算机、打孔机、档案盒等一系列软硬件设备，再对扫描人员进行充分的岗前培训，以免耽误整体的工作时间规划。

　　人事档案扫描电子化的重要性：

　　第一，提高效率与生产力。人事档案数字化的首要优势在于显著提高了工作效率和生产力。传统的纸质档案管理往往需要耗费大量时间来查找和整理文件，而数字化档案则可以通过简单的搜索功能在几秒钟内找到所需文件。这样一来，人力资源工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如员工培训和发展等。

　　第二，节省空间与成本。数字化档案可以大幅减少纸质文件的存储需求，从而节省办公空间和成本。纸质档案不仅需要大量的存储空间，还需要定期进行维护和管理，成本高昂。而数字化档案则可以通过云存储或服务器存储，节省了大量的物理空间和维护成本。此外，数字化档案还可以减少纸张、打印机、墨水等办公用品的使用，进一步降低成本。

　　第三，增强数据安全性。数据安全性是人事档案管理中的一个关键问题。纸质档案容易受到火灾、水灾、盗窃等风险的威胁，而数字化档案则可以通过多种技术手段来保障数据的安全性。例如，使用加密技术、权限控制、防火墙等措施，可以有效防止未经授权的访问和数据泄露。此外，数字化档案还可以定期备份，确保数据在意外情况下的可恢复性。人事档案数字化招标项目中，安全性也是一个重要的考量因素，确保档案在数字化过程中不受损失。

　　人事档案扫描电子化的主要程序包括：

　　1.档案材料清点、签字出库。

　　2.档案拆检，并按规定进行整理。

　　3.档案批量扫描。 档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　4.档案扫描图像处理。即对扫描的原图进行纠错、纠偏、高清等处理;如发现漏扫的及时进行补扫。

　　5.基本信息录入及上传图片。即把档案的基本信息如档案编号、名称、录入时间、页数、目录信息等录入系统;然后上传相关的档案扫描图片，形成完整的电子档案。

　　6.档案装订。完成电子化的档案就可以按顺序放置整齐，然后按规定装订好。

　　7.档案清点、签字入库。入库的档案必须按照出库单逐一清点，不能出现遗漏。

　　8.质量要求与验收。

　　最后，电子化的档案材料必须满足以下要求：

　　(1)扫描的图像文件与原件一致并清晰可辩，不存在错、漏、模糊不清的情况;

　　(2)在系统中可随意浏览、查询档案材料;

　　(3)扫描后的档案材料整理装订整齐;原始档案必须完整归档。