档案数字化扫描公司

　　纸质档案数字化的开展就是纸质档案的数字化扫描，扫描的结果就是数字图像，核心就是图像文件的存储和管理。规范有序的图像文件，是做好纸质档案数字化的前提，依据国家行业标准，参考兄弟单位管理案例，结合实际工作制定符合自身需求的数字化图像管理措施，有的放矢，按制度、流程进行档案数字化工作。本文主要谈谈如何规范数字化图像的命名。

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　　一、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）“第九章档案扫描9.6图像命名”

　　1、应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

　　2、建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

　　3、数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

　　4、应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

　　二、文件和文件夹命名规则

　　1、文件或文件夹可以使用长文件名，名称不得超过256个字符。

　　2、Windows中文件或文件夹可以使用的大写或者小写字母，但不能用大小写区分文件名，例如：ABC.doc和abc.doc被认为是同一个文件。

　　3、文件或文件夹名开头不可以使用空格。

　　4、文件扩展名可以使用多个字符，也可以使用多分隔符，但只有最后一个分隔符后的部分能做文件的扩展名。

　　5、文件中不能使用的字符有/*:'?<>|。

　　6、不允许同介质的同一个路径有两个相同文件名。

　　7、查找文件和排列文件时使用通配符。通配符有两种：*和?。“*”通配符可以代表所在位置上任意长字符。“?”通配符代表所在位置上的一个任意字符。

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　　三、档案数字化扫描件的存储路径和命名

　　以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行分文件夹命名。数字化加工期间定期对扫描件进行实时备份，防止丢失，加工项目结束后，需提交档案数字化原始扫描件（TIFF格式）、图像修图扫描件（TIFF格式）、多页合并扫描件（PDF格式）。

　　原始扫描件即通过扫描仪扫描后得到的图像，不得经过图像处理软件二次编辑、压缩等操作，原始扫描件、修图扫描件容量大小均需要符合上述（3）标准。正常情况下，原始扫描件的图像数量需要等于修图扫描件的数量。

　　图像存储文件夹建立规范要求如下：

　　（1）第一层全宗号。如果有多全宗档案进行数字化，需要分全宗进行存储。一般一个立档单位只有一个全宗号，多全宗一般适用于档案馆进行档案数字化。

　　（2）第二层类别名称。如果有不同类别的档案需要进行档案数字化，需要在“全宗号”文件夹下面建立不同类别文件夹并分别命名，以分类存储不同类别档案数字化成果。如：“文书档案”“婚姻档案”“土地确权档案”等

　　（3）第三层不同阶段数字化成果。主要分三种，分别是原始扫描件（TIFF格式）、图像修图扫描件（TIFF格式）、多页合并扫描件（PDF格式）。

　　①原始扫描件:通过扫描仪直接扫描的单页图像，没有经过任何图像软件二次处理的图像。

　　②图像修图扫描件：对上述“原始扫描件”按纸质档案数字化规范进行相应图像处理的最终符合验收标准的单页图像。

　　③多页合并扫描件：对上述“图像修图扫描件”进行多页合并成为连续PDF文件的最终产品。

　　（4）第四层保管期限。根据需数字化的档案保管期限来命名文件夹，如：永久、30年等

　　（5）第五层年度。根据需数字化的档案归档年度来命名文件夹，如：2000、2001、2002等

　　（6）第六层档号。以“件”为单位进行档案数字化的，在“年度”文件夹下层建立以此件归档文件档号命名的文件夹，本年度所有归档文件均在“年度”文件夹下并列存放。所有相对应的原始扫描件、修图件、合并件均放到此文件夹内。

　　以“卷”为单位进行档案数字化的，在“年度”文件夹下层建立以此卷档案案卷级档号命名的文件夹，本年度所有案卷在“年度”文件夹下并列存放。在相应案卷级档号文件夹的下层，再建立以此卷档案文件级档号命名的文件夹，本卷所有文件级档号命名的文件夹在案卷级档号文件夹下并列存放。所有相对应的原始扫描件、修图件、合并件均放到此文件夹内。如下图所示：

　　图像文件的命名要求

　　1、按立卷方式整理

　　1）档案扫描件

　　原始、修图图像：以“档号”+“.”+“扫描页顺序号”+“图像后缀名”的形式命名，扫描页顺序号一般采用三位阿拉伯数字。（如上图所示）

　　例如：J001-WS·1999-Y-0001-001.001.tif

　　J001-WS·1999-Y-0001-001.002.tif

　　合并PDF文件：以“档号”来命名，并放置文件级档号文件夹内。如：J001-WS·1999-Y-0001-001.pdf

　　2）封面、目录、备考等扫描件

　　原始、修图图像：以“案卷级档号”+“.”+“扫描页顺序号”+“图像后缀名”的形式命名，扫描页顺序号一般采用三位阿拉伯数字。（如下图所示）

　　例如：J001-WS·1999-Y-0001.001.tif

　　J001-WS·1999-Y-0001.002.tif

　　合并PDF文件：以“案卷级档号”来命名，放置案卷级档号文件夹内。如：J001-WS·1999-Y-0001.pdf

　　2、按归档文件整理规则整理

　　原始、修图图像：以“档号”+“.”+“扫描页顺序号”+“图像后缀名”的形式命名，扫描页顺序号一般采用三位阿拉伯数字。（如下图所示）

　　例如：J001-WS·2012-Y-0001.001.tif

　　J001-WS·2012-Y-0001.002.tif

　　合并PDF文件：以“档号”来命名，放置档号文件夹内。如：J001-WS·1999-Y-0001-001.pdf