档案数字化整理步骤

　　在档案数字化加工过程中，想要完成纸质档案数字转化，提高档案查询效率，实现档案信息共享，离不开档案数字化整理步骤。

　　档案数字化整理步骤

　　1、档案整理

　　档案工作人员拿到档案后，首先要对档案进行分类整理，包括对档案进行统一编号，核对档案页码，粘贴页撕开，页号编写有误的重新编号，对可拆订的做拆订处理，以便扫描时的批次处理。

　　如果发现折皱不平影响后期扫描质量的文件，应进行相应处理；如果文件存在破损，应先进行技术修复并做好标注；对于文件破损严重不能修复的应做好区分标注。

　　2、著录标引

　　将整理后的档案，按照国家标准《档案著录规则》结合用户档案著录的具体要求，将案卷目录和卷内目录的原始数据、主题标引、分类标引录入到软件数据库里。要求人工录入结合校对，校对以软件校对和打印输出、对比较对相结合。按照原件实体档案条目，对错误档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料并放入案卷内，卷内目录不全的需补充完整。

　　档案著录标引，即档案前处理工作，是建立手工和机读检索系统的基础，是实现档案检索工作的中心环节。

　　3、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案实现数字转化的关键步骤。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　档案数字化扫描质量标准

　　原档案每页扫描形成的电子必须完整齐全。

　　扫描形成的电子不能倾斜，必须平整。

　　扫描形成的电子不能有黑边，不能有噪点。

　　原档案页不缺边不残边，扫描形成的电子不能缺边不能残边。

　　扫描前录入的档案电子信息必须与原档案信息一致，避免录入错字、别字。

　　保持扫描仪玻璃面洁净无粉尘，键盘要及时清理碎屑。

　　扫描影像要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的阴影、无干扰信息。

　　扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑色不能覆盖或影响正文内容。

　　4、图像检查和处理

　　扫描完成后，应采用自动化处理和人工处理相结合的方式，逐张检查图像质量，包括图像顺序与档案原件是否一致，有无漏扫、重张等情况，图像有无黑边、折角以及图像偏斜度、清晰度、失真度等，发现不符合图像质量要求时及时进行调整改正，确保图像顺序正确、质量完美。

　　5、全文OCR识别

　　如果项目要求实现全文检索，在扫描图像处理完成后，需将数字图像利用专业的识别软件进行全文OCR。

　　如果用户对识别成功率有严格要求，还需另外进行人工校对，校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。

　　6、数据挂接

　　借助系统软件对数据库中的目录数据与对应的纸质档案数字图像进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，以实现目录数据与数字图像的准确关联。

　　挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收并做好还卷及数据备份提交。

　　档案工作是国家“十四五”规则的重点产业，《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指示，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。