档案资料电子化（电子档案数据化）

　　随着电子化时代的来临，档案资料电子化”低成本、高效率、好统计“等优点被看见，越来越多的企业告别传统纸质模式，开启电子档案管理时代。但是与此同时，档案资料电子化也给企业管理带来了一些挑战。

　　挑战一：需要功能完备的电子档案管理系统

　　使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，并需要建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系

　　挑战二：电子文件格式需符合长期保存要求

　　接收的数据必须符合准确性、完整性、有效接收、安全性以及电子档案的长期保管要求。

　　挑战三：电子原件必须要保存

　　单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证

　　挑战四：安全高效地查阅会计凭证

　　元数据的管理对电子会计凭证的真实性、完整性、安全性以及审计追踪等至关重要，因此必须要建立电子会计档案的元数据规范。

　　中博奥依托自身在电子发票和财务数字化的实践经验和技术积累，上线了电子档案管理系统，解决企业电子档案管理痛点，助力企业实现：

　　价值一：档案价值最大化

　　协助解决电子档案量较少、线下纸质档案数量较多问题，实现对档案进行快速阅读、查找、借阅、鉴定、管理；

　　建立以各种档案为中心的知识管理体系，提高档案的重复利

　　价值二：档案数据集中管控

　　载体类型为电子的，由系统组件后批量归档；载体类型为纸质，由档案员在系统中进行组卷；

　　对会计档案管理建立了统一的管理规范和标准，进行集中管控；并已过保管期限待销毁的档案，进行有效鉴定和销毁处理；

　　价值三：档案安全全面保障

　　全面保障档案的安全性，包括访问安全、灾备安全、使用安全等方面；

　　实现全面的日志记录机制，包括对系统登录过程、操作过程进行全面审计管理；

　　价值四：系统集成打破孤岛

　　集中进行档案相关系统集成，解决了档案数量巨大且分散，无法集中管理，无法对其进行有效组织等问题

　　电子档案数据化

　　电子档案系统产生的电子数据保存在数据库中，电子档案系统是按照《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范ＧＢ１８８９４－２０１６》、《电子档案管理系统基本功能规定》的文件要求开发，功能应包括：采集、归档、编目、管理和利用等功能。电子档案系统是数据源，二者要有接口完成档案采集工作。

　　电子档案系统的前提条件是电子档案过程要实现电子档案数据化、无纸化，要配备数字证书和电子签章，并要和业务主管部门数据打通，解决项目立项审批阶段的数据电子化问题。同时电子档案系统要进行升级改造，为电子档案系统提供接口，把保存在数据库中的数据按业务形成结果版式文件，而且这些文件要符合电子档案要求。

　　电子档案系统应符合国家相关法律法规，通用规范，提供数据接口，可以与电子档案系统实现数据自动对接，电子档案系统升级改动量小。同时可包含交易过程中的各类数据、除了审批数据、交易数据。

　　还应包括开评标的音视频数据，答疑语音数据等，这些数据要使用标准格式，例如视频资料需支持常用的播放器播放，而不是指定播放器，支持按北京时间进行搜索查看（一般保存音视频资料，是把流媒体文件转换成ＭＰ４格式文件，但ＭＰ４文件只有时长无视频录制时的时间，查找时只能人工）。电子档案浏览无特殊限制，脱离电子档案系统也可查看。