哈尔滨档案整理外包服务

　　档案在现代企业管理中的地位越来越高了，无论是商业规划还是人事任免都需要利用到档案。不过档案的内容五花八门，如果不进行系统化的整理是无法有效地进行利用的，但公司往往由于缺少专业化的档案管理专员而苦恼，所以今天咱们就来谈谈档案整理外包服务这件事吧。

　　档案可以分为不同的类型，如人事档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案以及各种专业档案。不同的档案类型对应着不同的分类整理方法，如人事档案，按照《干部人事档案工作条例》的规定，人事档案分为了十个大的类别：履历类；自传；考察考核鉴定；学历、职称、科研、培训类；政审审计类；党团类；奖励类；处罚类；工资、任免、出国、会议类、重要其他类。

　　文书档案按照部门、问题和保管期限分为了永久、定期30年、定期10年。要掌握正确的档案整理技能确实是一项比较困难的事情，如果单位没有专业档案专员，就需要找专业的档案整理外包服务平台了。

　　具体来说，档案整理外包服务包含了告知需要补充的材料，待材料收齐之后进行系统化的整理以及录入系统、数字化和装盒上架等服务。每一个流程还可以细分为不同的步骤。好了，今天的内容就为您分享到这里，作为武汉本土专业化的档案整理服务平台，更多关于档案整理外包的服务还可以咨询我们的在线客服人员，一定能够为您排忧解难。

　　哪些档案需要档案整理外包服务呢？

　　在开展档案工作时，基础环节之一就是进行档案整理工作。对于档案管理员收集到的档案材料，因为其形成与来源不同，所以在进行档案管理时，就需要进行材料鉴别工作，然后进行一系列档案整理加工。但是档案种类繁多，如人事档案、会计档案、文书档案、科技档案、工程档案等等，对于不同类型的档案材料，其进行档案工作的政策法规也有所区别，所以企业就会选择档案整理外包服务，来协助档案管理专员开展档案工作。

　　除此之外，选择档案整理外包服务主要的对象是企业档案管理工作者日常工作中接触较多的人事档案，因为人事档案与其他种类的档案在进行管理工作时有一个显著的区别，就是人事档案的流动性。人事档案的特点在于这类档案是动态的，具有延续性的。

　　人事档案的管理，是以个人为单位进行集中保存的一种专门案卷，同一个人的档案材料是不能分散的，不同人的档案材料不可混淆。而且每一份人事档案，会根据当事人的学习、工作经历的进程情况产生变化，还会不断补充新的材料，人事档案的保管单位也不是固定的，所以对于人事档案的整理工作是一个持续性的过程。选择档案整理外包服务，对于企业档案管理员开展人事档案的日常管理工作是有很多便利的！

　　人事档案整理全流程

　　档案的相关基础工作除了转出转入、添加材料，整理也是必不可少的环节。人事档案整理一直是档案管理人员的一项日常工作：在规范化的档案管理流程中，人事档案进到单位后，第一时间要做的就是档案整理。今天就来带大家了解一下企业人事档案整理的全流程吧！

　　以2018年发布的《干部人事档案工作条例》为依据，人事档案整理需要经过收集、鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷的环节。

　　一、收集。除了要把档案从原存档机构调到企业进行保管，如果其中缺失之前的经历材料，还需要进行添加和补充。

　　二、鉴别、分类。有些材料因为时间跨度长、格式随着时间推移不断进行变更，内容格式无法统一，难以进行鉴别和分类，而这正是需要考量工作人员拥有的档案相关专业知识和工作经验的，所以分类是所有环节中最为复杂的，是企业人事档案整理的重中之重。

　　三、排序、编目。排序有时间顺序和内在逻辑两种排序方法；在编目之前，还需用工具对不适合装订的材料进行修复和装裱，然后利用软硬件设备进行目录的编制。

　　四、技术加工、装订成卷。这一步需要用到规范、专用的A4档案盒、彩色隔页纸和孔径5mm的打孔机。装订时需靠左、靠下打3孔，在不破坏档案内容的情况下，做到结实、整齐、美观。

　　怎么有效做好档案管理

　　伴随着信息化时代的发展，大数据、云平台等相关技术的快速发展，为海量数据的收集、存储提供了强有力的支撑，通过挖掘数据的潜在价值，为企业的发展和决策提供支持。

　　从大数据的发展和行业趋势来说，虽然现在科技带给我们许多高新的技术，但档案的存放安全，档案的存放安全也需要一定的条件要求，还是需要科学的制度。不论是社会性的档案，还是我们个人的档案，都在经受着不断的考验。

　　档案保管制度

　　档案保管制度是指在档案保管过程中，要求相关人员共同遵守的、按照一定要求工作的行动准则。

　　制度的根本目的在于确保档案保管工作的正常运转和高效开展，科学的制度有利于防止与减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的完整和安全。

　　1.说明制度的目的和依据

　　一般来说，档案保管制度是用来维护档案的完整与安全，规范档案保管工作的行为而制定的。

　　是在结合实际情况的基础上，将法律法规、政策等档案保管工作的要求具体化的结果。

　　明确档案保管制度的目的，便于相关人员在工作中对制度进行更深一步的理解。

　　2.档案库房管理的规定

　　具体包括档案库房的环境，比如温湿度的控制和调节，档案进出的制度、“十防”措施等等。

　　3.档案保密的规定

　　档案保管工作，不仅要保护档案实体的安全，更要保护档案信息的安全，一般来说，档案的秘密程度会分为大致三个等级，分别为“秘密级”“机密级”“绝密级”

　　每一等级的档案都需要有相对应的保管制度与方法，而在制度中也要明确的规定档案信息要怎样做才不会泄露。比如在有人借阅档案时，我们要怎样做，才能保证档案信息的安全。

　　不同类型的档案要实施不同的制度，除去秘密等级外，还要对其他类型进行区分。比如对本单位极其珍贵的档案，应该与其他档案进行区分，要更加妥善安全的保管。如国家特别重要的档案，要通过建立异地备份库等形式，对本级重要的档案进行异地备份，对重要的文件还要进行异地备份，就是换一种载体进行备份。确保信息的可读性。

　　为了确保档案保管工作的顺利开展，在档案保管制度中，应明确赋予相关人员相应的职权，为其完成工作任务提供保障。

　　那么到现在，除了科学有效的制度外，没有什么其他的办法可以保证档案的安全了吗？不用担心，现在对于档案安全有效的方法就是“档案数字化”档案数字化就是将纸质的档案信息输入电脑，转换为电脑可识别的数据，再搭配“档案管理系统”使用，就可以完成对档案的长期利用，还可以提高管理效率。