丽水档案整理机构

　　当进行档案整理时，一个清晰而系统的步骤是至关重要的，无论是为了个人档案、工作档案，还是其他类型的文档。以下是一些基本步骤，可帮助您有效地进行档案整理：

　　丽水档案整理机构

　　组件（卷）：

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　分类：

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　排列：

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　编号：

　　档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

　　以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　编目：

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　总之，档案整理是一个需要耐心和细心的工作过程，每个步骤都要严格按照规范和要求进行，以确保档案的完整性、准确性和可用性。只有做好档案整理工作，才能为后续的档案利用和管理打下坚实的基础。通过科学、规范的档案整理，能够大大提高工作效率，为企业或组织的发展提供有力的支持和保障。

　　档案整理原则

　　当进行档案整理时，遵循一定的原则可以确保文件的有效管理和长期保存。档案整理不仅仅是简单地整理文件，更是一项需要系统性和条理性的工作。以下是一些重要的档案整理原则：

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，档案整理的原则和方法对于保持文件的完整性、易访问性以及长期保存至关重要。遵循以上原则，不仅可以提高文件管理的效率，还能确保文件在需求时能够迅速被找到和使用。

　　档案整理标准

　　档案整理是组织和保管文件资料的过程，它不仅仅是简单地分类和存放，更是确保信息的有序和可访问性的重要步骤。良好的档案整理标准不仅提升了工作效率，还能有效保护信息安全和保障法律合规性。以下是档案整理的一些标准：

　　1、实体标准

　　档案实体是数字性复制和保护的客体，是数字化设备的直接作用对象，是直接影响档案数字化品质的关键因素之一。在实施数字化之前，其档案实体的客观整理标准就是客观判断档案实体状态，最小干预、真实还原，最大限度保留原始档案的原汁原味。它的整理标准包括：页码标记完整准确，不缺页跳页；档案案卷或文件整洁整齐，无卷边，无折页；如遇纸张发脆或载体破杯（如虫蛀、磨损等）要以宣纸托裱、修补或加固；页码规范，无跳页缺页漏页；脊背装订且纸张状况良好的可视情况进行裁剪，非标准规格的档案应通过接边、衬纸等方式进行加工，利于快速扫描。

　　2、著录标准

　　人类社会进入到新时期，档案载体不断发展，传统著录标注已经无法满足档案发展需求。因此针对档案内容的选择、分析，不仅要尊重档案真实性，且需要关注数字化手段、背景记录等，以此来满足档案使用要求。针对著录标准来说，应确保各要素完整性、项目全面，严格按照相关规则，以此来丰富档案著录项目，增强档案著录检索价值。针对与技术相关的档案，应对其背景、时间及色彩空间等进行完善，促使档案转型有序进行。

　　3、检查标准

　　档案数字化的手段是转化，目标是长期保存及利用。为避免数字化过程中诸多不确定因素，确保工作品质，应加强对数字化前档案实体、逻辑、著录状态等方面的全面核查。概括来说，数字化前期检查标准主要落实在以下方面：数字化审批单是否手续完整，数字化清单是否准确符实；实体方面页面整洁，页码标识清晰，页码页数一致，数量正确，附件完整；逻辑方面页号连续，不缺不漏，语义完整，档号与实体内容相符；著录方面条目著录要素完整、标识准确，无漏无缺。

　　4、管理标准

　　档案数字化作为一项系统性工作，需要对版权涉及的文字、图像进行数字化处理。而这一环节涉及一定的法定事项、所有权等。因此加强对档案数字化管理显得尤为必要，不仅能够确保档案信息安全性，且能够提高数字化转化水平。针对管理标准来看，应注意以下几项内容：如是否拥有法人签字认可的审批表、数字化行为是否授权、是否具备加工流程单等。在实践中，积极落实责任制，不断提高档案数字化管理水平，从而促进纸质档案数字化工作顺利开展。随着纸质档案工作不断发展，还需要加强对内容及标准的研究，逐步完善档案数字化转型工作，提升档案数字化工作品质，为我国经济社会可持续发展提供依据。

　　总之，良好的档案整理标准是组织高效运作和信息管理的基础。通过明确的分类、规范的存档流程以及有效的保密措施，不仅能提升工作效率，还能有效应对信息管理中的挑战。

　　档案整理的好处

　　档案整理是管理和保护信息的重要手段，不仅能提升工作效率，还能确保信息的准确性和可靠性。无论是个人生活还是组织运作，良好的档案管理都是至关重要的。

　　一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理便可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　综上所述，档案整理不仅仅是一个组织工作的手段，更是一种管理和保护信息资源的有效方式。它通过提高工作效率、保障信息安全和完整性，为个人和组织带来了可持续的发展和长期的利益。