南昌档案整理机构

　　档案整理是一项至关重要的工作，它不仅仅是管理文件和资料的过程，更是组织和保存信息的艺术。随着信息量的急剧增长和技术的不断进步，有效的档案管理成为保障组织运作顺畅、历史记忆完整以及法律合规性的关键因素之一。下面是档案整理的一些内容。

　　南昌档案整理机构

　　首先对于人事档案来说需要先按照国家颁布的相关条例对现有杂乱无章的档案进行分类处理，我们一般是参照《干部人事档案工作条例》来进行整理。按照标准分为十个大的类别，具体分类细则、档案整理工作内容，大家可以查看上述提到的条例。

　　在进行分类之后需要对存在铁钉、回形针等容易腐蚀纸张的杂物进行去除，同时对不符合规格的纸质材料进行装裱为后续的装订打好基础。

　　再有就是对分好类的材料进行排序和编写类号、件号和页号，注意不能出现问题，否则修改起来是非常麻烦的。

　　下一步是根据档案的分类编写目录，这步可以通过专业软件来实现或者用Excel表格编写即可。最后将目录打印出来后对整本档案进行装订，放入专门的无酸档案盒内就行了。

　　总之，档案整理不仅仅是组织内部事务的管理工作，更是维护历史真实性、支持决策制定和保障信息安全的重要环节。通过档案整理，我们可以确保信息的准确性、可靠性和可访问性，从而为各行各业的发展提供坚实的支持和保障。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理标准

　　在进行档案整理时，制定明确的标准是确保工作高效性和成果质量的关键。档案整理标准不仅仅是文件分类和归档的规范，更是确保信息可访问性、保密性和长期保存的重要依据。

　　1.文书档案

　　（1）：归档文件按“卷”整理的（传统组卷），应符合《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）要求。

　　（2）：归档文件按“件”整理的（简化整理），应符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求。

　　2.会计档案

　　会计档案收集整理应符合《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）和《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）要求。

　　3.科技档案

　　（1）：科技档案包括建设项目档案、设备档案、科研档案等等，其整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

　　（2）：重大建设项目（工程）档案整理应符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）及项目所属行业标准要求。

　　4.声像档案

　　声像档案包括照片档案和录音录像档案，其整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014)、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）和《录音录像档案管理规范》（DA78-2019）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）等要求。

　　5.电子档案

　　电子文件整理与移交，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第14号令）和《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）等要求。

　　6.业务档案

　　业务档案的整理应符合各行业部门与档案部门联合发布的专业档案管理办法或规定要求。如行业未制定标准，可在档案馆指导下制定整档标准。

　　总之，制定和遵循良好的档案整理标准对于确保信息管理的高效性和可持续性至关重要。透过明确的文件分类、归档规范以及信息保存和保密措施，能够有效地提升档案整理的效率和质量。

　　档案整理的意义

　　档案整理作为一项重要的工作，不仅仅是简单地整理文件和资料，更是对信息的有效管理和保护。在各个领域，无论是个人生活还是组织机构，都存在着大量的记录和信息需要被妥善处理。因此，档案整理不仅仅是一种行政管理手段，更是一种对历史、对知识、对经验的珍视和传承。

　　一、提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理便可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　三、增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　综上所述，通过档案整理，我们不仅能够保护和管理信息资源，还能够更好地利用这些信息资源来支持决策、促进研究，甚至启发创新。档案整理的意义不仅在于提升工作效率和管理水平，更在于保护历史记忆、传承文化遗产，为未来的发展提供坚实的基础和可靠的参考。