焦作学校档案扫描服务

　　焦作是位于中原，河南省西北部，是我国较早出现人类活动的中心地区和黄河文化发源地之一，是华夏文明的发祥地之一。此外，焦作市交通便利，地处中国南北交汇点，东西结合部，是中原经济区核心区城市之一，形成了以铁路、高速公路为骨架、干线公路为支撑、农村公路为脉络的综合运输网络体系。因此，焦作市的档案资源较为丰富，包括历史档案、红色档案和现代档案等各种不同的档案资源类型。档案扫描服务可以帮助焦作市各大组织和档案管理机构更好地保管现存档案资源，提升档案管理效率。简言之，档案扫描服务就是由专业的档案扫描外包服务公司对组织内的档案资源进行数字化扫描加工，经过一系列流程，转换为以数字形式存储的电子档案。随着档案扫描工作在全国各地的普及，档案扫描服务公司数量也逐渐增多，提供的服务越来越专业化、个性化。

　　焦作学校档案扫描服务的主要流程：

　　第一，档案扫描服务加工前，需要将档案分类、整理完成，才可进行后面的档案数字化加工流程，这就如同房子的地基，打好了后面的工作才不会乱。

　　第二，档案扫描服务加工时，必须根据档案纸质的情况，选用适合的扫描设备，否则不仅损伤档案纸质原件，还无法完成扫描质量。

　　第三，档案扫描服务加工工作完成后，还需要选择正规的档案数字化管理系统，一方面保证档案扫描后的图像加工操作，另一方面为后续档案查询/借阅等工作提升效率。

　　第四，在档案数字化加工流程中，虽然已获取了电子版档案，但同样要注意纸质原件的安全保护，防止非法人员钻空子。

　　焦作学校档案扫描服务应遵循的原则：

　　一、保密性原则

　　学生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。校外其他单位确需调阅学生档案，须持县级以上单位介绍信，经学生处负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

　　二、完整性原则

　　学生档案应包括高中(中职)阶段档案、学生在校期间成绩单、学生登记表、毕业生登记表、奖惩材料等。学生毕业前，学籍档案由所在学院保管。毕业时，各学院按照学生处要求将学籍档案整理完毕，由学生处统一安排时间验收并封存档案。

　　三、科学性原则

　　档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用。档案数字化的科学性要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段也需要注意科学性。

　　四、安全性原则

　　学生档案要建立专门学生档案室，档案室要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。档案室的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度。

　　五、规范性原则

　　档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。学校档案管理工作按照学校统一领导、校院分级管理的原则实行，学生处对学院的学生档案工作实行监督和指导。

　　综上所述，从时代发展趋势来看，焦作学校档案扫描交工服务是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，是对组织内部或者个人活动和工作的各项内容的原始记录，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。