一个全宗的档案数字化

　　所谓数字化，就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。档案数字化就是将传统的纸质档案转换为以二进制形式存储在线上的数字化档案的过程。

　　全宗是指一个独立的立档单位形成的档案所组成的有机整体，实际上就是我们常讲的独立全宗。这种全宗形态在我国档案机构是最为普遍的，在馆藏全宗构成中绝大部分都是独立全宗。

　　关于联合全宗，通常是将文书处理和行政事务统一管理的合署办公的两个以上单位或同时保留两个以上牌子的单位形成的档案设置为一个联合全宗，如原重庆市档案局馆、原重庆市第二轻工业局和原重庆市手工业管理局等。因为此类机构形成的档案难以严格区分形成单位而设置各自独立全宗，所以只能设置为一个联合全宗。

　　关于全宗汇集，因为种种历史原因，一些档案形成和收集的数量较少，内容也不够完整、不成体系。对此，可将具有某种同类属性特征的若干全宗集合形成一个全宗汇集，如重庆市档案馆馆藏民国时期的“巴县所属马王、蔡家、歇马、人和、同兴乡镇公所全宗汇集”“社会福利机构全宗汇集”“各小学全宗汇集”，以及馆藏新中国成立后的“中共重庆市委临时工作机构全宗汇集”、若干破产企业全宗汇集等。

　　关于档案汇集。通常有两种情况。一是档案馆对已形成的全宗体系之外的、全宗归属难以明辨的档案，或全宗归属已不复存在且过于零碎分散的档案按照某种同类属性特征组合成档案汇集。重庆市档案馆馆藏“清代档案”就是一个典型的档案汇集。类似的，重庆市档案馆馆藏民国档案中的“联勤部所属机构档案汇集”“各地旅渝同乡会档案汇集”等都属于这一类。二是档案馆出于强化管理或方便管理的需要，按照某种同类属性特征将相关档案集合在一起形成档案汇集。如，重庆市档案馆馆藏“革命历史档案”“征集档案汇集”就是属于此类的档案汇集。

　　一个全宗的数字化的意义：

　　1. 以全宗为单位对档案进行数字化加工，可以最大限度上保持档案指甲的原有内在联系，确保档案所表达的内容和意思不受影响，保障数字化档案信息的完整性和准确性。

　　2. 有利于提高档案管理和利用效率。档案数字化最大的目的就是更好地提供利用，最大程度发挥档案的价值。一个全总的数字化可以改变档案的查询和利用方式，不再需要专门到线下申请调阅、浏览档案原件，而是可以远程通过特定的档案管理系统对所需档案信息进行意见查询，可以大大节约档案查询和利用的时间，减轻档案管理机构和档案管理人员的工作压力。

　　一个全宗的档案数字化扫描格式类型：

　　1. PDF(Portable Document Format)：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2. JPEG(Joint Photographic Experts Group)：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3. PNG(Portable Network Graphics)：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4. TIFF(Tagged Image File Format)：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5. OCR(光学字符识别)：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6. DOC(Microsoft Word文档)：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7. TXT(纯文本文档)：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。