人事档案整理流程及标准

　　一、人事档案的分类

　　根据《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发﹝2009﹞12号），人事档案主要由十大类材料构成，内容及分类如下：

　　第一类：履历材料。

　　第二类：自传材料，报告个人有关事项的材料。

　　第三类：考察、考核、鉴定材料，审计材料。

　　第四类：学历学位材料，职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料，反映科研学术水平的材料，培训材料。根据中共中央2010年修订的，《干部档案目录》，第四类材料具体又细分为四小类：4-1类，在国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校、留学等学习过程中形成的有关材料；4-2类，评（聘）专业技术职务（职称）、职（执）业资格统考工作中形成的有关材料；4-3类，反映科研学术水平等情况的综合材料；4-4类，培训材料。

　　第五类：政审材料，更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。

　　第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

　　第七类：表彰奖励材料。

　　第八类：涉法违纪材料。

　　第九类：工资、待遇材料，出国（境）材料，党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料。具体又细分为四小类：9-1类，工资、待遇材料：9-2类，录（聘）用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职（退）等材料：9-3类，出国（境）材料：9 4类，党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料。

　　第十类：健康检查和处理工伤事故材料，治丧材料，干部人事档案报送、审核工作材料，其他材料。

　　二、人事档案整理的要求

　　1、整理人事档案的人员同时要求建立所在单位的电子版档案，并填写《人员变动统计表》并定期向人力资源部汇报。

　　2、整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编挂有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每份档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

　　3、整理人事档案的人员，必须熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。

　　三、整理档案工作中应注意的事项

　　1、在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全。不能随便议论和泄露人事档案内容。

　　2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。3、不得擅自处理或销毁档案材料。

　　4、在整理中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露人事档案内容。

　　四、整理前需要做的准备工作

　　1、人事档案材料的准备。在整理之前，对所管理的人事档案应进行材料的全面收集。

　　2、人员的准备。档案材料较多，人员配备少的单位，整理任务较重时需要抽调人员集中整理。要挑选具有一定的人事工作业务知识，文字书写工整的人员参加。抽调人员的数量可根据整理档案数量的多少来定。

　　3、物质的准备。

　　（1）整理室。整理人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、复制等，并且要求安全和保密。

　　（2）工具。整理人事档案需要进行一些技术加工，因此，要配备一些整理工具。一般有打孔机、切纸机、剪刀、燕尾夹、钩针、复印机等。

　　（3）用品。整理人事档案要备齐准备标准的人事档案袋、目录纸、分类纸、化学胶水等。同时，还应该准备几种在整理工作中用的登记表格，如∶整理人事档案登记表、缺少材料登记表等。

　　五、整理档案的基本步骤

　　整理人事档案，一般有六个步骤∶第一步，收集；第二步，分类∶第三步，排序∶第四步，编码；第五步，装订；第六步，归档。

　　六、人事档案材料的装订及管理

　　1、人事档案材料目录与材料核对无误∶2、把完整的材料理齐，封装于档案袋；

　　3、档案袋侧面书写档案人姓名，部门、档案号，要书写规范，书写姓名不得用同音字或不规范的简化字；

　　4、将整理好的档案直接放入档案柜由专门人员保管。