南京档案整理服务中心

　　在现代社会中，档案整理是一项至关重要且常被忽视的工作。随着信息的爆炸性增长和数据的不断积累，正确而系统地整理档案显得尤为重要。档案不仅是组织和个人历史的记录，更是未来决策和研究的基础。因此，有效的档案管理不仅可以提高工作效率，还能确保信息的可靠性和持久性。

　　南京档案整理服务中心

　　首先对于人事档案来说需要先按照国家颁布的相关条例对现有杂乱无章的档案进行分类处理，我们一般是参照《干部人事档案工作条例》来进行整理。按照标准分为十个大的类别，具体分类细则、档案整理工作内容，大家可以查看上述提到的条例。

　　在进行分类之后需要对存在铁钉、回形针等容易腐蚀纸张的杂物进行去除，同时对不符合规格的纸质材料进行装裱为后续的装订打好基础。

　　再有就是对分好类的材料进行排序和编写类号、件号和页号，注意不能出现问题，否则修改起来是非常麻烦的。

　　下一步是根据档案的分类编写目录，这步可以通过专业软件来实现或者用Excel表格编写即可。最后将目录打印出来后对整本档案进行装订，放入专门的无酸档案盒内就行了。

　　总之，档案整理不仅仅是简单的信息整合和存储，更是对历史和知识的珍视和维护。只有通过科学规范的整理和管理，我们才能有效地保护和传承这些宝贵的资源。

　　档案整理标准

　　在进行档案整理时，确立清晰的标准和方法是至关重要的。档案的整理不仅仅是简单的归类和存储，更是对信息的有效管理和保护。一个良好的整理标准能够确保档案的可查找性、持久性和完整性，为未来的使用和审阅提供便利。下面将为您介绍一些档案整理的标准：

　　1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

　　《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：

　　（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；

　　（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

　　（3）调整归档文件分类方法；

　　（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；

　　（5）增加归档文件档号结构和编制要求；

　　（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；

　　（7）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

　　《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案工作。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

　　2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：

　　（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000进行了修改；

　　（2）增加了前言；

　　（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；

　　（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；

　　（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。

　　《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理归档文书档案的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准开展档案工作。

　　3、《档案著录规则》（DA/T18-1999）

　　《档案著录规则》是档案整理的最重要的标准之一，它是建立统一的档案检索体系的基础。无论是文书档案，还是科技档案，还是其他形式的档案，在编制档案目录时都应遵循《档案著录规则》。《档案著录规则》于1985年5月10日以国家标准的形式发布，标准号为GB/T 3792.5-1985。标准修改后，改为行业标准，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31号批准，1999年12月1日实施。相比于原标准主要有以下变化：

　　（1）本标准为行业标准。

　　（2）明确本标准适用于单份或一组文件，一卷或一组案卷为单元的著录。

　　（3）删除了丛编项、标准编号及有关记载项；将文本项改为稿本与文种项；将档案馆（室）代号项改为档案馆代号项；将载体类型标识项与载体形态项合并，改称载体形态项；将附注项与提要项合并，改称附注与提要项；将载体类型项和附件项在条目中的排序做了调整；将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项；变主题词项为主题词或关键词项；增加文种项、电子文档号项。

　　（4）调整了标识符“：”和“；”的使用范围，增加了标识符号“，”和“•••”，将起止连接符“~”并入“-”号。

　　（5）将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。

　　（6）对各项目著录细则也做了一些修改和补充，列举了引用标准的名称，增加了例子，并将完整的实例集中置于正文后作为提示的附录。

　　《档案著录规则》主要从著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等方面规范档案著录格式。档案著录时应以此标准为主要参考编制档案目录，为建立统一档案检索体系创造良好的条件。

　　总之，一个良好的档案整理标准不仅能提高工作效率，还能保证档案的长期可用性和完整性。在数字化信息爆炸的今天，更需要有系统化的整理方法来管理和保护档案。通过上面提出的分类、命名、存储等标准，能够帮助机构和个人建立起适合自身需求的档案整理体系，为信息管理工作提供有效支持。

　　档案整理技巧

　　在现代社会中，有效的档案整理技巧是提高工作效率和组织能力的重要工具。无论是个人生活还是专业工作，合理的档案整理可以帮助我们快速定位信息、管理重要文件，并且确保信息的安全和持久性。下面见我给您介绍一些实用的档案整理技巧：

　　（一）归档文件“件”的区分与修整

　　首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

　　文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，

　　1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

　　2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

　　3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。

　　4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

　　5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

　　6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

　　7、请示与批复各为一件。

　　8、报告与批示各为一件。

　　正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。

　　“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

　　归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。

　　归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

　　在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。

　　（二）文件装订顺序

　　归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

　　装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动）。

　　其次必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，一般放在最后；但如果已粘贴牢固的可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

　　再次应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。（建议管理文件类采用左侧装订，污染源种类采用左上角装订。一般一件装订两枚不锈钢订书钉为宜）

　　装订以“件”为单位进行，对装订材料做统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订，如文件太厚，则建议采用三孔一线。

　　装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

　　总之，档案整理不仅仅是简单的文件分类和整理，而是一项系统化的工作，需要不断的实践和优化。通过上面介绍的技巧和方法，能够帮助您在日常生活和工作中建立起高效、有序的档案管理系统，提升工作效率，减少时间浪费，更好地应对各种信息管理挑战。

　　档案整理原则

　　档案整理是管理和保护信息的重要工作，其目的在于确保文件的秩序井然、易于查找，并且能够长期保存。无论是个人、机构还是企业，良好的档案整理原则都能够提升工作效率和信息管理水平。下面是档案整理需要遵循的一些原则：

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，档案整理的关键在于遵循合适的原则和方法，以确保信息的完整性、可访问性和长期保存的能力。无论是个人生活中的文件整理，还是企业机构的档案管理，都应当秉持着这些原则。只有这样，我们才能更好地利用档案资源，提升工作效率，同时为历史留下清晰而有序的记录。