实物档案整理数字化

　　实物档案是指单位及个人在工作活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品。实物档案整理数字化，指的就是通过现代信息技术手段对实物档案进行加工处理，改变其存储方式和存在状态，以数字化形式对其进行管理利用的过程。

　　实物档案的整理包括以下几个环节：

　　1. 收集

　　(1)实物档案实行统一登记、分层管理的原则。

　　(2)收集的实物档案应确保齐全、完整、真实。

　　(3)凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为己有，不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。应按规定交本单位档案室统一登记、存放和保管。

　　(4)凡属个人非公务活动中形成的能反映本单位重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，应鼓励个人向本单位档案室捐赠，或由单位征集归档。

　　2. 分类

　　(1)按年度分类

　　将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识。

　　(2)按类别载体形式分类

　　按证书、奖牌、字画、锦旗、纪念品等进行分类。

　　3. 排序

　　同一类的实物档案按时间顺序排序，时间相同的可根据其内容按重要程度排序。一个立档单位的分类方案应保持前后一致性，不能随意变动。

　　归档的实物档案应按分类方案和档号顺序编写实物档案目录。

　　4. 编制目录

　　实物档案目录设有序号、档号、立档单位、实物名称、来源单位、形成时间、参见号、备注等项目。

　　(1)序号：按实物排列顺序编号，如1，2，3，4……。

　　(2)档号：由“全宗号—档案类别代码·年度—保管期限—顺序号”组成。

　　(3)立档单位：与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。

　　(4)实物名称：由“时间+单位(地区)+内容+实物名称”组成。

　　(5)来源单位：颁发或赠送单位通用简称。

　　(6)形成时间：根据实物的形成、标识、落款等时间来填写。

　　(7)参见号：指与本件实物有密切联系的其他载体档案的主要档号。

　　(8)备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

　　实物档案整理数字化的必要性：

　　首先，实物档案整理数字化的必要性中最直观的一点，就是很大的提高了档案工作效率。虽然档案数字化前期的工期长、工作量大，但是一旦所有在库档案都实现了数字化管理，这对于档案工作者来说，不仅仅在档案的查借阅上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，实现实物档案数字化，可以在很大程度上保护原始档案。毕竟档案作为纸质材料，虽然所有档案室都严格按照“十防”标准进行管理，但是不可能100%保证每份档案的安全。将档案进行数字化扫描，上传至特定服务器储存，减少原始纸质档案的使用，可以起到很好的保护作用。

　　另外，实物档案数字化的必要性还体现在落实国家政策上。近些年来，我国档案工作一直在倡导“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这也是大势所趋。当前大多存档机构的档案数字化率低，还是因循守旧、没有做到档案资源整合。实物档案数字化则可以很好的解决这些问题。

　　实物档案整理数字化过程中需要注意：

　　1、档案数字化加工前，需要将档案分类、整理才可进行后面的档案数字化加工流程，就如同盖房子打地基一样，打好了后面的工作才不会乱。

　　2、档案数字化加工时，必须根据档案纸质的情况，选用适合的扫描设备，否则有可能会损伤档案纸质原件，还无法保证数字化扫描质量。

　　3、档案数字化还必须选择适合的正版数字化管理软件，这样可以保证档案扫描完成后图像处理和储存的质量，再则可以为后续档案查询、借阅和其他利用需求提供便利，更好地为组织和个人提供便利，提高档案管理效率。

　　最后，随着社会发展和信息技术水平的不断进步，实物档案整理数字化转型在我国越来越普及，档案数字化的好处和优势日益凸显，不仅可以提高档案管理和利用效率，长久以来，还可以促进我国档案管理工作的现代化、信息化、智能化转型升级。