北京档案整理数字化

　　北京是我国的首都，同时也是我国的政治中心、国际交往中心、科技创新中心，世界著名古都和现代化国际大都市，产业结构以新一代信息技术、科技服务业为主。由此可以看出，北京市经济发达。文化底蕴丰富。集政治、经济、文化等为一体的北京市，在长久的发展中积累了丰富且珍贵的档案资源，这些档案对社会发展建设起着十分重要的作用。因此，为了更好地管理并利用这些档案资源，北京市较早时期就开始了档案数字化转型工作。

　　北京档案资源的类型较为多样，以照片档案为例，照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

　　照片档案整理包括两部分：

　　(一)底片的整理

　　1. 底片整理分以下几个步骤。第一，底片的编号。底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：全宗号一保管期限代码一张号。

　　2. 底片号的登录。宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面;也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致，底片放人底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

　　3. 底片的入册。底片册一般由297mmx210mm大小的若干芯页和封面、封底组成，应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册，芯页的插袋上应标明相同的底片号。对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

　　(二)照片的整理

　　照片的分类应在全宗内按保管期限一年度一问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限一问题一年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。具体整理有以下几个步骤：

　　1. 照片的编号。照片编号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，

　　照片号有两种格式:

　　格式一：全宗号一保管期限代码一册号一张号

　　格式二：全宗号一保管期限代码一张号

　　2. 照片的入册。照片册一般由297mmx210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。

　　3. 照片说明的填写。说明内容包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者和文字说明，其中文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。

　　近几年，随着信息技术水平的不断提升，逐渐发展出一种与数字化技术手段相结合的新型档案信息形态——档案数字化。简言之，档案数字化就是通过各种先进技术手段对档案原件进行加工处理，将其转换为以非实体形式存储在特定的档案管理系统内的数字化档案的过程。

　　最后，北京档案整理数字化的一系列举措，不仅可以提高组织和档案管理机构的档案整理效率，还能够减少档案管理的人力物力成本，提升组织档案管理的完整性、准确性和规范化水平。