实物档案数字化外包

　　实物档案指的是国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的,以特定有形物品存在的具有保存价值的实物，包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等内容。

　　实物档案数字化外包的好处：

　　1. 可以节省档案部门的人力物力成本，使档案人员有更多的时间和精力开展其他业务工作。另外，培养和组建一支专业的实物档案数字化团队，需要投入大量的人力成本，包括人员招聘、培训、薪酬福利等。而外包给专业公司，企业或机构只需支付相对固定的服务费用，避免了内部人员的管理成本和培训成本。

　　2. 可以确保数字化工作速度、质量。外包公司通过竞标获得加工权，按照合同约定开展数字化加工业务，能够为纸质档案数字化工作提供高质量、高效率和高效益的服务。

　　3. 外包专业公司自带软硬件，能够避免档案管理机构购置软件及硬件设备、建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成本。随着技术进步，如果由档案保管机构购置设备和软件会有被淘汰的风险，而将相应业务交由专业公司承包，节省软硬件升级、更新等大量经费，避免投资风险，而且可以得到专业公司的先进设备和优质服务。

　　为了保障实物档案的安全性，档案机构在选择数字化外包公司时，应注意两个方面。一方面，档案机构需要从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照有关标准和规范的要求评估数字化加工企业的技术能力，要从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。另一方面，在实物档案数字化过程中，档案管理部门应加强全程监控，如：指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、物资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

　　实物档案数字化外包工作中的注意事项：

　　1.应加强对实物档案数字化工作的全流程安全管理,及时对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份。

　　2.应建立完善的问题反馈机制,对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈修正。

　　3.加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。

　　4.为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核与管理。

　　5.应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。主要包括实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、实物档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。

　　6.档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。

　　7.实物档案数字化过程中,应根据工作需求设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放实物档案,并对实物档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保实物档案的安全。

　　8.应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的信息采集设备,进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证采集后数字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近档案原貌。

　　9.应以档号为基础对数字文件命名,并确保唯一性。

　　档案数字化管理采用新型的技术方式对档案进行管理，拥有传统档案管理难以企及的便利和快捷，在经济效益、办公效率提升方面有显著成效。

　　综上所述，综合各方面情况来看，档案机构选择将实物档案数字化工作外包出去，不失为一个好的选择。随着信息技术水平的不断提升和档案数字化工作的普及，数字化外包公司的工作经验愈发丰富，外包服务越来越专业高效。